Pengertian Program Akuntansi Serta 10 Kegunaannya

JAKARTA - Seiring dengan perkembangan teknologi, segala pekerjaan pun bisa dilakukan dengan lebih cepat. Tak terkecuali dengan urusan akuntansi yang mana kini sudah dipermudah dengan adanya program akuntansi. Dengan software ini, para akuntan akan terbantu dan kerja pun lebih maksimal.

Lalu sebenarnya apa yang dimaksud dengan program akuntansi ini? Untuk mengetahuinya lebih lanjut langsung saja Anda simak ulasan di bawah ini seputar pengertian program akuntansi dan fungsinya. Berikut ulasan lengkapnya:

Mengenal Program akuntansi Secara Umum

Program akuntansi adalah program aplikasi yang secara khusus dirancang untuk mengelola pencatatan transaksi usaha. Program ini memang digunakan oleh para akuntan perusahaan sehingga data-data seputar transaksi bisa lebih mudah dikelola. Beberapa data yang akan direkam oleh program ini diantaranya seperti data pembelian, penjualan, pembayaran gaji, laporan, dan data-data lainnya yang berhubungan dengan pelaporan keuangan perusahaan.

Program akuntansi sendiri memiliki berbagai fitur yang mana bisa dipilih sesuai kebutuhan. Karena software ini merupakan aplikasi berbayar yang tingkatan harganya berbeda-beda, bergantung pada seberapa kompleks program tersebut dalam menjalankan fungsinya. Semakin banyak fungsi dan fitur yang ditawarkan, maka akan semakin mahal harganya. Sehingga Anda sebaiknya bijak dalam menentukan program akuntansi yang tepat untuk perusahaan.

10 Manfaat Menggunakan Program Akuntansi Online

Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi cloud telah merevolusi kehidupan sehari-hari. Membayar tagihan secara online, menggunakan smartphone untuk memeriksa email hingga menyimpan foto secara online.

Hal ini juga berdampak pada bisnis dan perkantoran, program pada software akuntansi online menawarkan segala fungsionalitas serta keandalan sistem yang wajib dicoba para pebisnis. Berikut manfaat software akuntansi online yang wajib diketahui.

1. Akses Kapan Saja

Dengan program akuntansi online, pebisnis dapat mengakses akun dan keuangan bisnis kapan saja, di mana saja. Berbeda halnya dengan cara manual melalui excel, akuntansi dan keuangan sangat terikat pada dokumen atau bahkan laptop tertentu.

Software juga dapat menyimpan data bisnis dan membatasi pengaksesan data sesuai perannya dalam bisnis. Data juga dienkripsi dan disimpan dengan aman dengan server cloud. Melalui smartphone atau laptop bukan masalah selama masih ada koneksi internet. Jadi, di mana pun pebisnis berada, status bisnis selalu dapat diperiksa secara real-time.

1. Hemat Biaya

Bekerja secara online mengurangi biaya IT. Sementara sistem berbasis manual seperti excel membutuhkan investasi perangkat keras IT sekaligus pemeliharaannya, memerlukan server untuk perangkat lunak tersebut serta membayar tim IT untuk menjaga data, tentu, ini dapat menjadi biaya overhead yang begitu mahal.

Tugas yang berulang seperti faktur, penganggaran hingga pelaporan juga menambah waktu kerja karyawan, secara tidak langsung, bisnis menghabiskan uang pada hal-hal yang sebenarnya bisa lebih strategis lagi.

1. Hemat Waktu

Menurut studi yang dilakukan oleh Xero Blog kepada 230 akuntan, direktur keuangan dan staff di Afrika Selatan, software akuntansi dapat menghemat waktu akuntan hingga 3 jam per hari. Bagaimana bisa?

79 persen akuntan yang masih menggunakan sistem manual menghabiskan waktu antara satu hingga tiga jam per hari untuk memasukan data ke dalam sistem. Sedangkan 57 persen akuntan yang menggunakan software hanya membutuhkan waktu kurang dari  satu jam sehari.

Akuntan dengan sistem manual 2x lipat lebih mungkin menghabiskan lebih dari satu jam untuk mengurus email beserta dokumen lain dari pada akuntan yang sudah menggunakan software akuntansi.

1. Pemantauan Keuangan Berkelanjutan

Dalam sistem akuntansi manual, sebagian besar pekerjaan dilakukan pada akhir tahun ketika catatan disiapkan untuk keperluan administrasi dan penilaian pajak.

Tetapi dengan akuntansi yang terkomputerisasi, pebisnis dapat membuat dan mengelola catatan keuangan secara terus menerus dan mendapatkan laporan kapan saja diinginkan.

Hal ini memungkinkan manajemen bisnis untuk memantau catatan keuangan bisnis dan menyelesaikan masalah lebih awal sebelum berkembang menjadi masalah besar.

Sistem akuntansi juga memberikan laporan terperinci tentang proses bisnis dan membantu pengguna memantau aliran kas bisnis, sehingga membantu pengguna menghitung laba dan mempelajari pelanggan mana yang menghasilkan pendapatan terbesar untuk bisnis.

Singkatnya, laporan keuangan dalam software membantu pengguna membuat keputusan dan mengoperasikan bisnis lebih efisien dan produktif.

Bahkan, menurut studi yang dilakukan oleh FreshBooks, proses memantau keuangan menggunakan software dapat menghemat waktu sekitar 30 menit per bulan.

1. Pengingat Jatuh Tempo

Dengan program akuntansi online, pebisnis dapat merekam dan melacak utang serta piutang. Hal ini memungkinkan setiap bisnis mengetahui kondisi arus kas terkini serta perkiraan di masa mendatang.

Misalnya, software dapat memasukan tagihan berikut juga faktur pelanggan dan tanggal jatuh tempo sehingga pengguna mendapat laporan atau pemberitahuan tentang kapan seharusnya piutang perlu dibayarkan oleh pelanggan. Tentu, hal ini sangat menghindari keterlambatan pemasukan.

Hal ini juga diperkuat oleh studi yang dilakukan oleh FreshBooks, ketika menggunakan manual, proses pengecekan di excel memakan waktu hingga 1 menit 30 detik, sedangkan ketika sudah menggunakan software, hanya perlu memerlukan kurang dari 1 menit.

Bayangkan, ketika terdapat 20 penagihan setiap bulan, tentu bisa menghemat hampir setengah jam per bulan.

1. Meminimalkan Kesalahan

Sistem akuntansi manual meningkatkan kemungkinan kesalahan dalam perhitungannya. Tapi, salah satu manfaat software akuntansi yakni memberitahu pengguna jika ada ketidaksesuaian perhitungan.

Tidak jarang, program akuntansi yang dapat direkonsiliasikan dengan bank sehingga saldo yang terdapat dalam software harus sama seperti di rekening bisnis.

Menurut accounting web, lebih dari 73 persen akuntan telah mulai mencari dan memilih software akuntansi untuk mengotomatisasikan tugas akuntansi manual agar mengurangi kesalahan dan beban kerja.

1. Memantau Inventaris Bisnis

Menurut tren software akuntansi akhir-akhir ini, banyak software yang menghadirkan fitur seperti pengelolaan inventaris produk dan memberikan rincian terkini jumlah stok yang tersedia.

Bahkan mengotomatisasikan inventaris ketika sebuah pesanan produk sedang diproses. Perkiraan kemungkinan kehabisan stok juga dapat diberitahu sehingga tidak ada lagi cerita tiba-tiba kehabisan produk tertentu.

1. Terfokus Pada Satu Data Terpusat

Software akuntansi memberi manfaat bagi penggunanya untuk memusatkan proses bisnis utama serta tugas-tugas manajemen seperti laporan keuangan, proses purchasing, hingga manajemen persediaan barang.

Pengguna dapat memanfaatkan satu software untuk semua tugas, alih-alih berinvestasi pada channel atau software terpisah.

1. Memudahkan Kepatuhan Pajak

Software akuntansi dapat menghitung jumlah pajak yang harus dibayar pada setiap faktur. Plus, pengguna memiliki laporan terperinci tentang jumlah pajak yang dibayarkan perusahaan selama periode waktu tertentu.

1. Meningkatkan Keamanan Data Keuangan Bisnis

Data keuangan tentu menjadi informasi rahasia sebuah bisnis dan harus sangat dilindungi sehingga tidak jatuh ke tangan yang salah. Dengan software akuntansi, data keuangan perusahaan lebih terjamin karena disimpan dalam cloud dan hanya orang yang telah ditentukan yang dapat mengakses data tersebut.

Demikian manfaat program akuntansi yang memudahkan pemilik bisnis untuk mengelola proses keuangan, menyelesaikan tugas keuangan dengan benar dan cepat. Tidak ada salahnya untuk mencoba software akuntansi, biarkan waktu berharga fokus pada hal strategis lainnya sehingga bisnis lebih optimal.